(一)平面圖
平面圖是整個布局設計的基礎。根據平面圖，設計師對整個場館或特定的展區進行合理布局。一個好的平面圖對整個項目的深化，以及項目的開展效果有著直接的影響。平面圖設計是名合格的設計師自身專業和綜合修養的首要體現。
1.會議或節慶活動
(1)常規會場。在平面圖中，需要確立主席臺的位置是否有主次會場之分，如果有，二者之間該如何連接、溝通，設計應以便捷順暢為原則；注意會場通道的安排；設置好主入口、安全門的位置；一般的會議中心和酒店的會議室都是相對固定且條件完善的，因而可不必做過多的調整和改動。
(2)特殊會場。某些項目的開工典禮、現場會或在特定情況下的特定場合舉行的某種儀式及各種形式的演出活動，則需要設計師開動腦筋，深入思考，在設計中體現出新意，設計出一個在視覺和功能上都完備的平面布局方案。
2.展示與展覽活動
(1)展廳總平面圖。一般而言，此圖由項目總策劃師或總設計師來完成。總平面圖內容主要有展區、通道，以及相關的輔助功能區。
展區可分為序廳、主展區、分展區，一般依據規模及場館的建筑布局而定。
通道又分主通道和輔通道，應該盡量避免死角、三角，不能讓通道時前時后、時左時右應避免讓人走回頭路。一般商業展示場館的通道面積與展區面積按照1:3的比例來劃分。但在些注重文化教育功能的畫展和圖片展中，其通道的面積則往往大于展區面積的數倍以上輔助功能區包括以下幾個部分：①門。門設有總服務臺、觀眾休息區、等候區、安檢區、包裹寄存區、參觀引導圖及展會活動的議程安排圖示區域等。②貴賓接待室。它主要接待重要來賓和客人(有時還配有專門的接待人員)。③洽談區。它主要是負責接治客戶的區域。④倉庫。它用于存儲貨物及展品的場所。⑤商務中心。它負責為客戶復印、打字、傳真或進行其他商務服務活動的場所。⑥維修區。它提供展館、展區硬件設備、設施檢修和維護的區域在以上空間布局中，總體應盡量擴大用于展出的空間，減小輔助空間。
(2)具體的展位、攤位平面布局圖，這里主要包含以下幾個內容。標準展位。一般國際通行的展位面積為3m×3m，均為統一的規格、尺寸、材質、空間標準。包含三面展板墻及一塊門楣板等，這部分一般不需要設計施工，只需簡單地布置即可。如同時租用幾個標準展位，也可以打通或拆并成一個大展位，從整體的角度對各部分區域進行重新劃分和設計。
光地展位。其面積大小、位置的優劣與參展商付出的展位費相關。設計布局可自由發揮，并結合周邊環境、條件、鄰展效果等情況進行個性化展位造型設計。常規通道寬度。主通道，寬度一般在3-6m，布局時應盡量靠近和連接原建筑的通道、出入口。次通道，則連接各展區和主通道，寬度一般在2~3m，且最好為順時針方向。
(二)立面效果圖
1.會議與節事活動
主要是主席臺和活動舞臺的立面效果圖。包含背景板、演講臺、舞臺雙側立面、燈光效果等背景板內容和種類大致可分為新聞發布會、演講報告會、學術論壇研討會、商業文化表演、喜典禮、開幕式等。不同的內容、風格、規模、表現手法等均要求不一樣。一般新聞發布會、報告會、論壇等，背景板內容用于表達會議內容、名稱、組織單位等信息，一般置放于主席臺背后正中的位置，色彩宜單純、穩重，主標題突出醒目。在許多會場內部都有現成的主背景板，多為白墻或深紫紅色幕布。一般可將電腦設計完成的圖形影像直接投影打在白墻或懸吊的白色屏幕上。如沒有白墻或懸吊幕布，一般需要設計一個造型，搭建或豎立在主席臺后方。根據需要可以是一個簡單的平面板面或是稍微復雜的造型，要求簡單大方、安全可靠、拆裝方便。而商業文化演出、婚禮、開幕式等則要活潑自由得多，表現手法也更加多樣化。
2.展示與展覽活動
如果是總立面圖，要按不同的展區、展位，東、南、西、北四個方位分別按順序畫出。綜合性的商貿展，是由多家參展商參加并且各自獨立運作的展覽會，則由展覽會的總策劃師和總設計師按總體區位平面劃分之后，再由各個參展商自己的設計師獨立策劃、設計包裝自己的展位，參展商自己的設計師只要獨立完成自己展位的立面圖即可，一般不需要畫總立面圖。參展商設計師只需23幅立面圖即能交代清楚自己的展位，因為總有一面是靠墻或是連著別的參展商的展位，而在展廳中獨自呈孤島狀展位則另當別論。總之，只要能夠說清楚問題即可。
（三）材質、燈光及環境氛圍的營造
1.會議及節慶活動
節慶活動為了增加氣氛及歡快的效果，往往在常規燈光之外加射燈、聚光燈、地燈及其他效果的燈光，怎么加，加多少，則要視具體的內容而定。一般來說，普通會議不需要特殊照明，只要正常的照明燈光即可，但要避免燈光過于垂直照射，造成眩光。
2.展示與展覽活動
獨立的主題展會，在燈光效果上需要宏觀地控制好整體節奏，要有序幕、高潮、結尾。所以燈光選擇也要把握好尺度，不可一律陽光普照、燈火通明、毫無變化；綜合性的展示與展覽活動則相對復雜一點，除了要根據總場館的燈光效果整體把握以外，還要處理好各自展位的小范圍燈光與周邊環境、展位的相互協調關系。
在材料的使用上，需要注意各種材質的豐富變化，要有選擇、有對比，在統一中求變化，在變化中求統一，力求運用多樣的材質為展覽活動增加豐富的視覺藝術美感。
三、深入細化并確定方案
在總體方案基本定型的基礎上，需要進一步地深入推敲，從而將每一個環節、細節都做認真地分析和細化，最后才能定稿。俗話說：“失之毫厘，差之千里。”設計師的絲毫疏忽大意，都可能造成很大的麻煩、損失或浪費。倘若是建筑師，在圖紙上偏差哪帕怕只有1mm，一旦幾十層的大樓建成，由此發生的安全隱患，那就可能是無法估量了。同樣，對于展示設計師而言，由于圖紙上的主觀失誤，輕者可能造成材料、人工的浪費，重者可能會給展覽效果帶來直接的負面影響、經濟損失甚至災害性的安全隱患。
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