組織公關活動是展覽品牌宣傳中的一項重要的工作，通過公關活動的造勢為展覽組織機構與目標客戶間搭建一個有效的溝通平臺，同時也樹立展覽品牌良好得到公眾形象，擴大展覽品牌的影響力，創建和諧經營環境起到重要作用。組織推廣的步驟如下


1.樹立目標
     展覽公關活動的目標是指展覽組織機構希望通過策劃、組織、實施公關活動或者事件，為展覽組織機構和展覽項目樹立與營造良好的形象和經營環境。明確的目標有利于宣傳工作的開展。因此，需要從內、外部條件出發，確立科學合理、操作性強的目標。


（1）內部條件。公關活動策劃者在進行策劃的過程中，特別要注意是內部資源是否可以在公關活動中得到充分的利用，如是配置了具有豐富經驗的人才，在不影響其他工作正常進行的情況下，是否能為活動提供足夠的經費支持。


（2）外部條件。公關活動的外部條件比內部條件更加重要。社會公眾所關心的熱點都聚焦在公關活動轉播載體的有效性方面。因此，要全面挖掘有助于公關活動的，目標實現的信息，并加以充分利用。通過有效的公關策劃與有實力的目標客戶進行交流與溝通，開發合作項目。


2.明確受眾
     展覽的公關宣傳推廣活動的受眾一般是指參展商、觀眾、業內專業人士以及重要的媒體和相關政府部門等。不同的展覽項目，所設定的宣傳推廣受眾也有所區分。為了有助于公關活動的順利進行，提高活動的組織效果，應事先對受眾進行分析，可利用展覽組織機構的數據庫定位目標受眾，也可以借鑒其他同類展覽的公關活動，確定受眾的范圍與展覽公關活動所期望達到的目標。只有在受眾明確的情況下才能針對受眾的基本特點，策劃旨在達到宣傳與推廣目標的公關活活動，從而提高公關活動的效果。


3.選擇傳播載體
     選擇不同的傳播載體將會對公交活動的整體效果產生影響，因此，認真評估和選擇傳播載體是整個公關策劃組織工作的重要一環。
     公關活動的傳播載體可以是人，也可以是物，還可以是事件。


4.確定時間和地點
     公關活動的有效實施還取決與選定的時間和地點，能否巧妙地安排好公關活動的時間和地點對公關活動的效果具有直接的影響。在公關活動的時間和地點選擇上，活動的策劃組織者要充分利用各種不同的外部條件，抓住有效宣傳契機，使公關活動產生最佳的宣傳和推廣效果。


5.經費預算
     良好的財務支持是公關活動成功舉行的基本保障，活動的策劃組織者需有效地調控整個進程，列出各種公關活動項目的支出與收入，及時編制公關活動的預算，這將大大提高公關活動的社會效益和經濟效益。
（1）場地及設備費用。
（2）宣傳資料制作費用
（3）嘉賓邀請費用
（4）接待費用
（5）其他費用